Pharmaceutical Technology Brasil Ed. 3-19

Pharmaceutical Technology 60 Edição Brasileira - Vol. 23 / Nº3 A difícil tarefa de gerenciar documentos nas empresas por Software são aplicáveis para melhorar a gestão. Outro grupo que pode ser utilizado como exemplo e tem importância rele- vante pelo seu alto risco ao negócio, são os documentos regulatórios. Com função de habilitar a empresa, seus fornecedores e clientes ao funcionamento, a maioria requer ações de controle da validade, renovação e compartilhamento, com alta demanda e trabalho e riscos e falhas quando feitos e forma manual (Figura 1). Estes documentos geralmente são controlados por planilhas Excel, alertas no calendário para renovação e uso de e-mail para solicitação ou compartilhamento. O conhecimento de como estão sen- do controlados é imprescindível para se apresentar as melhorias que um Sistema informatizado pode trazer ao processo. Verificar se já houve falhas Quando lidamos com responsabilidade de gestão, a maior preocupação é a perda de um documento, que pode ocorrer por perda no prazo de renovação, ou quando não se atende aos requisitos para obter determinada Licença, Autorização ou certificação. Quando esta situação ocorre, L á tempos atrás, quando ainda não se falava de automação, digitalização, armazenagem na nuvem e das soluções modernas que a Industria 4.0 vem apre- sentando ao mundo, em nossa rotina do dia a dia, as atividades de preparar - imprimir - disponibilizar - gerenciar e arquivar documentos, ocupavam boa parte do tempo durante a jornada de trabalho. E hoje, com tantas soluções tecno- lógicas disponíveis, essas rotinas foram substituídas por processos eletrônicos e podemos dedicar nosso tempo às ativi- dades que realmente agregam valor ao negócio da nossa empresa, certo? Mas você deve estar ser perguntando... tem alguma empresa em que esta reali- dade tão desejada já está implementada, pois por aqui as coisas ainda estão muito longe disso. Esta realidade, ainda não é muito co- mum no setor de saúde. As empresas deste segmento são consideradas conservadoras quando o assunto é tecnologia. Parte deste comportamento se dá pela rigorosidade das legislações e pelo comportamento de auditores e inspetores, que muitas vezes, ainda solicitam os documentos em cópia impressa, mesmo quando estão disponíveis H PUBLINOTA em sistemas computadorizados. O que precisamos saber é que a tec- nologia estará cada vez mais presente em nosso dia a dia, pois é uma tendência mundial. Pode demorar um pouco para chegar na sua empresa ou no seu processo, mas ela vai chegar. Se o seu processo ainda depende de registros, arquivos manuais e esta atividade que costuma agregar pouco valor dentro da rotina, consome tempos intermináveis da equipe, é hora de estudar uma solução tecnológica. Separamos algumas dicas que podem ajudar a demonstrar a importância desta mudança para sua empresa e os benefícios de implementar sistemas computadori- zados. Mapear o volume de documentos e como são gerenciados Nas empresas do segmento de saúde, são necessários registros de muitas etapas de processos. Estes registros estão padro- nizados em procedimentos. Para aplicá-los, é necessário treinamento. Neste exemplo simples, já identificamos 3 grupos de documentos, para os quais sistemas computadorizados para gestão